外交代表机关职能的终止是多种原因造成的。有因两国断交的，例如，1981年西班牙驻危地马拉使馆被烧毁并造成十人死亡，西班牙政府决定同危地马拉断绝外交关系。有因驻在国内部局势动乱而引起的，例如，1979年乍得国内战乱，局势动荡，驻乍得的外国使馆被迫纷纷撤离。 
　　 
    终止外交代表机关的职能有时由一方提出，并限定对方撤馆时间，另一方为了报复，也可随即采取同样措施。

    有时因派遣国由于财政困难等原因暂时终止馆务活动。但这种情况并不影响两国之间的外交关系。 

    外交代表机关职能终止后，派遣国可委托友好的第三国代理其在驻在国中的利益，并代办部分事务，如领事签证等。