外交代表的职务有下列情形之一者即为终止：任期届满，被本国政府召回另有任用；使节逝世；被驻在国政府宣布为“不受欢迎的人”；两国发生战争或因其他事件而使外交关系破裂中断；建交国一方发生政变以及使节被解除职务或使节自愿离职等。 
　　 
    正常情况下的离任，使节须以正式照会通知驻在国外交部长以及驻当地有来往的各国外交使节，或用普通照会通知驻在国外交部和驻在地的各国外交代表机关。在照会里并应告以临时代办的姓名；向驻在国元首、政府首脑、有关官员以及平日有交往的使节提出辞行拜会；举行告别招待会等。 
　　 
    驻在国政府按其习惯做法为离任使节举行饯行活动，一般包括领导人会见、组织饯行宴会以及授勋等。 
　　 
    各国使节往往由外交团团长出面为其举行招待会等饯行活动并送银盘（银盘上刻有参加人的名字）等纪念品。

    使节离任回国时，驻在国外交部一般派礼宾司长（副司长）赴机场（车站）送行。各国使节也酌情为其送行。